Hoạt động ngoại khóa sao cho hiệu quả? Đâu là thời điểm tốt để tham gia các hoạt động ngoại khóa? Làm thế nào để cân bằng giữa học tập và hoạt động ngoại khóa?… luôn là những câu hỏi nhận được sự quan tâm đông đảo từ các bạn học sinh. Và để giải đáp những thắc mắc này, GSCP sẽ gợi ý cho bạn bí kíp quản lý thời gian hiệu quả với 3 nguyên tắc và 3 phương pháp khoa học.

3 nguyên tắc

Nguyên tắc 1: Kiểm soát công việc của bạn

Ưu tiên thứ tự công việc

Hiện nay, các bạn học sinh thường có xu hướng “Multitasking” (làm nhiều việc cùng một lúc) như: vừa học vừa xem phim, vừa tham gia Zoom meeting vừa làm bài tập về nhà… dẫn tới bộ não không thể tiếp nhận thông tin một cách trọn vẹn và hiệu suất công việc không đạt kết quả như mong đợi. Vì vậy, việc sắp xếp thứ tự ưu tiên trong công việc, học tập và các hoạt động ngoại khóa là vô cùng quan trọng.

Một cách hữu ích có thể giúp bạn tối ưu hóa công việc là sử dụng ma trận Eisenhower. Ma trận quản lý thời gian Eisenhower là một dạng To-do-list dựa trên tiêu chí khẩn cấp và độ quan trọng. Bạn hãy liệt kê tất cả nhiệm vụ bạn muốn làm và phải làm. Sau đó, bạn sắp xếp chúng dựa trên mức độ cấp thiết và quan trọng:

• Khẩn cấp và quan trọng (nghĩa là công việc bạn cần hoàn thành ngay lập tức, không có thời gian để trì hoãn)
• Quan trọng nhưng không khẩn cấp (nhiệm vụ đã được bạn lên kế hoạch, phải hoàn thành nhưng có thể thực hiện sau. Tuy nhiên bạn không nên trì hoãn quá lâu nếu không công việc này sẽ về mức ưu tiên số 1)
• Khẩn cấp nhưng không quan trọng (với những kiểu hoạt động, nhiệm vụ như vậy thì bạn có thể giao cho người khác làm hoặc để sau)
• Không quan trọng cũng không khẩn cấp (công việc/hoạt động có thể loại bỏ)

Khi thực hiện lập ma trận Eisenhower, bạn nên ghi nhớ những lưu ý sau:

• Tối ưu hóa công việc: hãy loại bỏ những việc thừa và liệt kê những việc cần thiết nhất trước khi đưa vào ma trận thời gian
• Phân biệt quan trọng và khẩn cấp: bạn cần có cái nhìn thật rõ ràng giữa công việc quan trọng và khẩn cấp để tránh trường hợp bị rối khi làm việc và không mang lại hiệu quả tốt.
• Định hướng rõ mục đích: Ma trận là một công cụ hỗ trợ giúp bạn xác định mục đích khi làm việc. Vì vậy bạn cần phải có mục đích rõ ràng và am hiểu các đầu việc của mình thì khi sử dụng ma trận

Loại bỏ các tác nhân gây xao nhãng

Với sự phát triển của các nền tảng mạng xã hội như Facebook, Instagram hay Tik Tok… việc bạn giải trí chưa bao giờ trở nên dễ dàng đến như vậy. Chỉ cần một vài thao tác đơn giản, bạn có thể lướt hàng chục, thậm chí hàng trăm chuyên mục giải trí phù hợp với sở thích cá nhân. Tuy nhiên, chính điều này khiến bạn mất tập trung và không đạt hiệu quả công việc như mong đợi.

Hãy đặt cho mình một câu hỏi “Điều quan trọng nhất tôi cần làm là gì và tôi có thể hoàn thành điều này trong khoảng thời gian bao lâu?”. Từ đó, cố gắng kiểm soát sự gián đoạn nhiều nhất có thể: tắt thông báo, chuyển sang chế độ rung và để các công cụ gây xao nhãng cách xa bản thân. Với cách làm này, bạn có thể quản lý thời gian một cách hiệu quả và bảo đảm hiệu suất công việc.

Nguyên tắc 2: Kiểm soát tâm trí của bạn

Đã bao giờ bạn ở trong tình trạng: bạn đang làm một việc, nhưng tâm trí vẫn luôn quanh quẩn với những việc khác cần hoàn thành. Điều này khiến bạn không thể hoàn toàn tập trung vào công việc hiện tại, từ đó làm giảm hiệu suất làm việc.

Để kiểm soát tâm trí của bạn, hãy cố gắng viết mọi thứ ra giấy hoặc ghi chú vào điện thoại ngay khi một suy nghĩ bất chợt xuất hiện, làm gián đoạn sự tập trung của bạn

Trong trừng hợp cảm thấy quá tải, bạn có thể thực hành “Mindful Stop”: tạm dừng công việc lại, hít thở thật sâu, đón nhận mọi sắc thái cảm xúc. Điều này sẽ giúp bạn cảm thấy thư thái, nhẹ nhàng hơn và bạn sẽ lấy lại được cảm hứng, cũng như sự tập trung cần thiết cho công việc.

Kiểm soát tâm trí, giữ vững sự tập trung và đảm bảo tinh thần luôn thoải mái sẽ giúp bạn đưa ra những quyết định đúng đắn và tối ưu hóa thời gian.

Nguyên tắc 3: Hãy kỷ luật

Thiếu kỷ luật là một trong những nguyên nhân quan trọng nhất khiến bạn không thể cân bằng giữa học tập và các hoạt động ngoại khóa. Nếu bạn quá dễ dãi với chính mình, bạn sẽ phá vỡ mọi kế hoạch. Điều này sẽ làm giảm chất lượng và xáo trộn công việc. Hãy tự nghiêm khắc với bản thân, và nhờ những người xung quanh giám sát, nhắc nhở nếu bạn mất tập trung.

3 phương pháp khoa học

Phương pháp 1: Quản lý thời gian 4D

Quản lý thời gian 4D là một chiến lược phổ biến để xác định xem một nhiệm vụ có đáng để bạn bỏ thời gian hay không. Nó liên quan đến việc đưa ra quyết định nhanh chóng về việc phải hành động ngay bây giờ hay tạm thời để lại, bằng cách tự mình thực hiện hoặc ủy quyền cho người khác.

4D là: Do (Thực hiện ngay), Defer (tạm hoãn), Delegate (Ủy quyền) và Delete (Bỏ qua). Phương pháp 4D tương ứng với nguyên tắc quản lý công việc theo ma trận Eisenhower

• DO: hãy lập tức bắt tay vào thực hiện công việc. Đây chính là những nhiệm vụ tương ứng với ô “Quan trọng & Khẩn cấp” của ma trận Eisenhower
• DEFER: tạm hoãn có nghĩa là “Không phải ngay bây giờ” chứ không phải là “Không bao giờ”. Với những đầu công việc quan trọng nhưng chưa cần hoàn thiện thì bạn có thể thực hiện sau. Tuy nhiên cần lên kế hoạch hợp lý cho những công việc này và hoàn thành trong thời gian sớm nhất để tránh bị áp lực về mặt thời gian
• DELEGATE: Nếu chưa quen với việc ủy quyền, bạn có thể cảm thấy bối rối khi kết quả hơi khác so với khi bạn tự mình hoàn thành công việc. Để ủy thác một cách hiệu quả, hãy chia nhỏ từng bước của nhiệm vụ, và nêu chi tiết kết quả mong đợi; từ đó, đối phương sẽ một hình dung rõ ràng về công việc họ sắp phải làm
• DELETE: Trong 4 chữ “D”, Delete là chữ bạn dễ dàng thực hiện nhất. Hãy cố gắng loại bỏ những đầu việc không cần thiết, mất thời gian mà không đem lại hiệu quả. Thực hiện được điều này, khung thời gian của bạn sẽ thoáng hơn rất nhiều.

Phương pháp 2: “Eat that frog”

Đại văn hào Mark Twain từng nói nếu việc đầu tiên bạn làm mỗi sáng là “ăn một con ếch sống”, thì phần còn lại trong ngày sẽ rất tuyệt vời. Đó cũng là nguồn cảm hứng của Brian Tracy khi ông phát triển phương pháp “Eat That Frog”.

“Con ếch” ở đây chính là “Việc tôi không muốn làm, nhưng thực sự cần phải làm”. Về cơ bản, nguyên tắc của phương pháp này là xác định một việc quan trọng nhất trong ngày và xử lý đầu tiên.

4 bước thực hiện “Eat that Frog”

• Bước 1: Xác định “con ếch” của bạn: đôi khi là điều bạn không thích nhưng buộc phải làm. Lưu ý: Chỉ chọn một việc duy nhất và cần phải hoàn thành trong ngày.
• Bước 2: Xử lý nó: ngay khi bắt đầu ngày làm việc, hãy “ăn con ếch” trước và cố gắng kết thúc nhanh, không dây dưa
• Bước 3: Tiếp tục làm các việc còn lại: Bạn có thể sắp xếp theo thứ tự từ việc khó nhất đến đơn giản nhất, những việc quan trọng và không quan trọng (áp dụng ma trận Eisenhower )
• Bước 4: Lặp lại hàng ngày

Phương pháp 3: Pareto (80/20)

Phương pháp Pareto còn được gọi phương pháp 80/20, được đặt theo tên của nhà kinh tế học đáng kính Vilfredo Pareto. Nguyên tắc chỉ rõ rằng 80% hệ quả đến từ 20% nguyên nhân.

Nếu bạn muốn tận dụng tối đa thời gian của mình, hãy áp dụng phương pháp Pareto bằng cách ưu tiên giải quyết 20% nhiệm vụ quan trọng nhất mà không để bản thân bị làm phiền bởi 80% nhiệm vụ còn lại. Điều đó có nghĩa là trong 10 việc quan trọng mà bạn dự định thực hiện trong hôm nay, có 2 điều cần được ưu tiên hơn cả. Việc bạn cần làm là xác định 2 điều quan trọng nhất và bắt đầu thực hiện chúng. Nếu bạn không tập trung vào 20% đó, cuối cùng bạn cũng sẽ lãng phí 80% thời gian của mình.

Lời kết

Trên đây là 3 nguyên tắc và 3 phương pháp khoa học giúp bạn quản lý thời gian hiệu quả, cân bằng giữa học tập và hoạt động ngoại khóa. Mong bạn có thể tìm ra phương pháp phù hợp và làm chủ thời gian của mình.

Trên đây là bài viết được chia sẻ bởi Global Shaper Coaching Program (GSCP)