Quản lý thời gian là một kỹ năng quan trọng của người đi làm, tuy nhiên ngoài việc đúng giờ bạn đã bao giờ thử tối ưu hóa kỹ năng quan trọng này chưa. Bài viết này sẽ giúp bạn biết cách làm sao quản lý được thời gian của mình một cách hiệu quả.

1. Lên danh sách những việc cần làm để dễ dàng quản lý thời gian

Đây là một bí quyết quan trọng để bạn có thể tiết kiệm được kha khá thời gian và cả tiền bạc nữa. Lên danh sách những việc cần làm trong ngày và thực hiện theo quy trình đó, bạn sẽ không phải mất nhiều thời gian la cà và có định hướng rõ ràng cho công việc của mình.

Không ít người khi đi siêu thị bị sa đà mua nhiều thứ vượt ngân sách cho phép, lý do chính là không lập danh sách những đồ cần mua. Điều này khiến bạn sẽ rơi vào các mánh khóe marketing tại siêu thị và tốn thời gian cho việc đi mua sắm.

Hãy bắt đầu ngày mới bằng việc lập to-do-list, hình dung những việc cần phải làm ngày hôm nay và hoàn thành từng việc một. Nhỏ nhưng có võ, điều này sẽ giúp bạn rèn luyện thói quen và phát triển kỹ năng quản lý thời gian vô cùng tốt.

Danh sách giúp bạn xác định đường đi, đích đến cũng như chiếc định vị GPS. Bạn có thể viết ra sổ, giấy note hay sử dụng các ứng dụng trong điện thoại, miễn là luôn mang theo bên mình để dễ dàng theo dõi tiến độ công việc. Đừng quên gạch những điều đã hoàn thành và cảm nhận cảm giác thoải mãn khi làm điều đó nhé.

2. Tập chung vào những việc thật sự quan trọng

Hoàn thành những việc quan trọng trước sẽ giúp bạn có nhiều thời gian để sắp xếp tiếp các công việc ít quan trọng hơn hơn. Chính vì thế việc lập ra to-do-list có thể giúp bạn xác định đâu là điều tiên quyết hơn cần hoàn thành trước và đâu là điều ít quan trọng hơn để đẩy xuống dưới cùng.

Ngoài ra nếu tất cả mọi việc đều có sự quan trọng ngang nhau thì bạn cũng có thể xếp việc nào dễ hoàn thành hơn đẩy lên trước, như vậy bạn sẽ có một ngày thoải mái làm việc mà không bị lo lắng về thời gian đấy.

3. Xây dựng lối sống tối giản là một cách quản lý thời gian

Một không gian thoải mái, gọn gàng, ngăn nắp là điều bạn cần để tạo ra những ý tưởng thú vị. Thử nghĩ khi bạn đang có một sáng kiến bật ra trong đầu nhưng không tài nào tìm được tài liệu cần thiết, vậy rồi nguồn cảm hứng cứ thế mà biến mất. Hãy dọn dẹp phòng ốc gọn gàng, vứt bỏ đi tất cả tài liệu, giấy tờ không quan trọng, sắp xếp các file dữ liệu trong máy tính một cách logic. Nếu bạn tốn quá nhiều thời gian chỉ để nghĩ ngày mai sẽ mặc gì, bạn có thể thử tìm mua những trang phục cơ bản dễ phối. 

Việc đơn giản hóa cuộc sống không chỉ giúp bạn rèn luyện kỹ năng quản lý, sắp xếp công việc tối ưu mà còn tiết kiệm thời gian và tập trung hơn cho những điều quan trọng khác.

4. Tận dụng thời gian trống

Mỗi giây trôi qua đều có thể được tận dụng để làm một điều gì đó có ích. Bạn hoàn toàn có thể tìm thấy những “lỗ hổng” trong lịch trình bận rộn của mình, ví dụ như thời gian trong nhà tắm, thời gian trên xe để đến chỗ làm, hoặc lúc ngồi chờ người bạn của mình ở chỗ hẹn.

Đây có thể là lúc bạn đọc một quyển sách hay để nuôi dưỡng tâm hồn, hoặc nghe podcast, bản tin buổi sáng về lĩnh vực chuyên môn của mình. Nếu công việc của bạn hoàn thành sớm hơn dự kiến đừng vội đặt lưng xuống nghỉ ngơi, hãy check to-do-list của mình và hoàn thiện các đầu mục đang giang dở nhé.

5. Không trì hoãn

Một trong những bí quyết để thành công là thật chăm chỉ. Vì vậy, đừng đợi có hứng mới làm, đừng đợi sắp deadline mới mở laptop lên, cũng đừng đợi sếp nhắc nhở mới cau có ngồi vào bàn làm việc. Hãy trở nên thật cứng rắn với chính mình, bởi chần chừ chỉ khiến cho năng suất làm việc ngày giảm sút và tâm trạng lúc nào cũng nơm nớp lo sợ thôi.

Chậm mà chắc vẫn hơn, làm mỗi ngày một chút nhưng chất lượng hơn là đến phút 90 mới cuống cả lên và làm qua loa cho có. 

6. Lên kế hoạch dài hạn để quản lý thời gian

Nếu bạn là người làm việc dựa nhiều vào cảm hứng nghĩa là thích thì làm không thích thì bỏ, đây là một thói quen không tốt. Cách làm việc theo cảm hứng này sẽ khiến bạn mất nhiều thời gian vì không việc nào được làm tới nơi tới chốn cả. Việc lên kế hoạch khi nào làm việc, khi nào nghỉ ngơi là vô cùng cần thiết cho kỹ năng quản lý thời gian của bạn. 

7. Loại bỏ yếu tố gây mất tập trung

Đúng là làm việc tại nhà sẽ thoải mái hơn, nhưng nó cũng là một cái bẫy khiến chúng ta xao lãng, mất tập trung. Không ai có thể thể tính toán dữ liệu, soạn thảo văn bản nếu cứ dán mắt vào màn hình tivi mỗi 5 phút được. Và sẽ thật bất tiện nếu chuông thông báo tin nhắn facebook cứ inh ỏi cả ngày.

Vì vậy, để quản lý thời gian hiệu quả, bạn nên tìm cho mình một không gian làm việc yên tĩnh, tắt hết thông báo mạng xã hội cũng như để điện thoại ra xa. Hãy thẳng tay loại bỏ các yếu tố gây mất tập trung và chú tâm hoàn toàn vào công việc.

8. Học cách nói “không”

Bạn biết đấy, thời gian là vàng. Nhưng bạn không có nhiều thời gian và không phải tất cả công việc đều có thể tạo ra “vàng” được. 

Hãy nhớ là, ôm đồm quá nhiều công việc cùng một lúc chỉ khiến bạn kiệt sức và lúc nào cũng trong trạng thái căng thẳng mà thôi.

Bạn có thể quyền từ chối những cuộc hẹn tán dóc vô nghĩa, cũng không nên nhận lời giúp đỡ ai đó khi công việc của mình còn chưa xong. Kiến thức, kỹ năng và nhất là thời gian của bạn nên được quản lý và sử dụng vào những công việc mang lại giá trị như là một chuyến du lịch tình nguyện để refresh là bản thân sau những nỗ lực chăm chỉ của bạn.

Xem thêm về những lầm tưởng về kỹ năng lãnh đạo tại đây.