6 cách cải thiện kỹ năng giao tiếp

Kỹ năng giao tiếp rõ ràng, hiệu quả giữa các nhân viên hoặc lãnh đạo với nhân viên là một trong những điểm quan trọng đối với sự thành công của doanh nghiệp. Đặc biệt, môi trường kinh doanh phức tạp và phát triển nhanh chóng ngày nay, với hàng trăm công cụ giao tiếp khác nhau, việc giao tiếp hiệu quả chưa bao giờ quan trọng như thế. Bài viết này đề cập đến 8 cách để cải thiện kỹ năng giao tiếp trong môi trường công sở.

Cải thiện kỹ năng giao tiếp giúp tăng hiệu quả làm việc trong môi trường công sở
Cải thiện kỹ năng giao tiếp giúp tăng hiệu quả làm việc trong môi trường công sở

1. Rõ ràng và ngắn gọn

Giao tiếp chủ yếu là sự lựa chọn từ ngữ. Chìa khoá để giao tiếp hiệu quả và thuyết phục là sự rõ ràng và ngắn gọn – dù bằng văn bản hay lời nói. Vì vậy, hãy luyện tập chọn lọc và loại bỏ thông tin để cải thiện kỹ năng giao tiếp.

Trước khi tham gia vào cuộc nói chuyện, hãy xác định mục tiêu và đối tượng. Phác thảo những điều muốn truyền đạt, từ đó giúp bạn chọn lọc những thông tin cần thiết. Đồng thời loại bỏ những thông tin không quan trọng.

Tránh sử dụng từ ngữ hoa mỹ.

Ngoài những trường hợp nhất định phải lặp lại thông tin, thì nền hạn chế điều này càng nhiều càng tốt. Nếu không, sẽ khiến thông điệp mất đi giá trị. Và người nghe sẽ không còn quan tâm đến thông tin đó nữa

2. Chuẩn bị trước

Chuẩn bị những thông tin và phương thức biểu đạt trước bất kì cuộc trò chuyện nào. Quá trình chuẩn bị bao gồm suy nghĩ về toàn bộ quá trình giao tiếp, từ đầu đến cuối, bao gồm: nghiên cứu thông tin, xem xét cách phản biện, lường trước những tình huống bất ngờ. Việc chuẩn bị kĩ giúp giao tiếp trôi chảy và hiệu quả hơn.

Ví dụ, khi báo cáo về hiệu suất công việc, hãy chuẩn bị một danh sách các ví dụ cụ thể về hành vi của nhân viên để hỗ trợ cho đánh giá của bạn. Trước khi tham gia vào một cuộc đàm phán về tiền lương hoặc thăng tiến, hãy biết chính xác những gì bạn muốn. Hãy sẵn sàng thảo luận về phạm vi và khả năng thỏa hiệp; biết những gì bạn sẵn sàng chấp nhận và những gì bạn không. Và có sẵn các chi tiết cụ thể, chẳng hạn như mức lương phù hợp cho vị trí của bạn.

3. Chú ý đến giao tiếp phi ngôn ngữ

Nét mặt, cử chỉ và ngôn ngữ cơ thể của chúng ta có thể nói lên nhiều điều hơn lời nói. Theo nghiên cứu, các tín hiệu phi ngôn ngữ có thể có tác động nhiều hơn từ 65%-93% so với lời nói. Trong trường hợp lời nói không khớp với tín hiệu phi ngôn ngữ, con người thường có xu hướng tin vào những tín hiệu phi ngôn. ngữ.

Các tín hiệu phi ngôn ngữ phải luôn hỗ trợ thông điệp. Vì vậy, hãy luyện tập điều khiển ngôn ngữ cơ thể nhằm cải thiện khả năng giao tiếp.

4. Chú ý tông giọng

Cách bạn nói cũng quan trọng như những thông tin bạn nói. Cũng như các tín hiệu phi ngôn ngữ khác, giọng điệu của bạn có thể tăng thêm sức thuyết phục hoặc có thể làm suy yếu hoàn toàn thông điệp đó.

Giọng điệu có thể là một yếu tố đặc biệt quan trọng trong những bất đồng và xung đột tại m. Một từ được lựa chọn tốt với ý nghĩa tích cực sẽ tạo ra thiện chí và sự tin tưởng. Một từ với ý nghĩa không rõ ràng hoặc tiêu cực có thể nhanh chóng dẫn đến sự hiểu lầm.

Khi nói, giọng điệu bao gồm âm lượng và ngữ điệu cũng như lựa chọn từ ngữ. Trong giao tiếp trực tiếp, có thể khó kiểm soát giọng điệu. Cải thiện kỹ năng giao tiếp bằng cách chú ý đến tông giọng để chỉnh sửa cho phù hợp với bối cảnh của cuộc trò chuyện.

Giọng văn có thể dễ kiểm soát hơn khi viết. Khi tham gia vào một cuộc thảo luận qua email hoặc phương tiện bằng văn bản khác, đừng quá vội vàng trả lời. Nếu có thể, hãy viết ra câu trả lời, sau đó đọc lại nhiều lần trước khi gửi đi.

5. Chủ động lắng nghe

Khả năng lắng nghe cũng quan trọng như kỹ năng giao tiếp. Trong bài đăng trên blog Mastering the Basics of Communication, chuyên gia giao tiếp Marjorie North chỉ ra rằng chúng ta chỉ nghe được khoảng một nửa những gì người khác nói trong bất kỳ cuộc trò chuyện nào.

Mục tiêu của việc chủ động lắng nghe là đảm bảo rằng bạn không chỉ nghe được những từ mà người đó đang nói mà còn nghe được toàn bộ thông điệp. Một số mẹo để tăng khả năng lắng nghe bao gồm:

  • Chú ý và không làm phân tâm người nói
  • Không lập tức phán xét hay phản biện
  • Không gián đoạn người nói
  • Thể hiện bằng ngôn ngữ cơ thể rằng bạn tập trung vào lời nói của người khác
  • Sau khi người nói kết thúc, đặt câu hỏi để gợi ra thông tin bổ sung
Thể hiện bản thân lắng nghe người đối diện
Thể hiện bản thân lắng nghe người đối diện

6. Phát triển trí tuệ cảm xúc (EQ)

Giao tiếp được xây dựng trên nền tảng của trí tuệ cảm xúc. Nói cách khác, bạn giao tiếp hiệu quả khi có thể đánh giá và thấu hiểu suy nghĩ và cảm xúc của chính mình.

Những người có trí tuệ cảm xúc cao sẽ thấy dễ dàng hơn trong việc lắng nghe, duy trì giọng điệu phù hợp và sử dụng ngôn ngữ cơ thể linh hoạt.

Một phần quan trọng không kém để giao tiếp hiệu quả là sự đồng cảm đối với người đối diện. Ví dụ, trong trường hợp phải thông báo một tin xấu, việc thể hiện rằng bản thân lắng nghe và thấu hiểu cảm xúc của đối phương có thể giúp xoa dịu tổn thương hoặc tránh những sự hiểu lầm về sau.

Kết: cách cải thiện khả năng giao tiếp

Truyền tải thông điệp một cách ngắn gọn, cô đọng; có sự chuẩn bị kĩ càng; chú ý giao tiếp phi ngôn ngữ và tông giọng; tập trung lắng nghe và cải thiện trí tuệ cảm xúc là những cách giao tiếp hiệu quả.

Sinh viên mới ra trường chuẩn bị bước vào môi trường công sở có thể tham khảo thêm Kỹ năng trả lời phỏng vấn cho sinh viên mới ra trường.