Email là một công cụ giao tiếp không thể thiếu trong công việc và cuộc sống hiện đại. Việc viết email chuyên nghiệp và hiệu quả sẽ giúp bạn gây ấn tượng tốt với người nhận, truyền đạt thông điệp rõ ràng và đạt được mục tiêu mong muốn. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết cách viết email một cách chính xác và thu hút. Bài viết này sẽ chia sẻ cho bạn 7 bí quyết để nâng cao kỹ năng viết email chuyên nghiệp và hiệu quả.

Xác định mục đích của email

Xác định mục đích của email là bước quan trọng nhất trước khi bạn bắt đầu soạn thảo email. Bạn cần phải biết rõ bạn muốn gửi email với mục đích gì, là để thông báo về một tin tức, yêu cầu một hành động, nhắc nhở một nhiệm vụ, hỏi ý kiến về một vấn đề, gửi lời cảm ơn cho một sự giúp đỡ hay lời xin lỗi cho một sai lầm.

Mục đích của email sẽ quyết định ngôn ngữ, nội dung và tông thái mà bạn sử dụng trong email, để phù hợp với người nhận và tình huống. Bạn nên giữ cho mục đích của email rõ ràng và đơn giản, không nên có nhiều mục đích khác nhau trong một email, để tránh gây nhầm lẫn hoặc lan man cho người nhận.

Chọn tiêu đề hợp lý

Tiêu đề là phần mà người nhận sẽ nhìn thấy đầu tiên khi họ nhận được email của bạn trên hộp thư đến. Một tiêu đề hợp lý sẽ giúp người nhận nắm được chủ đề chính và mức độ quan trọng của email, và thúc đẩy họ mở email để đọc nội dung. Bạn nên chọn tiêu đề ngắn gọn, rõ ràng và có liên quan đến nội dung của email, để không gây hiểu lầm hoặc nhàm chán cho người nhận.

Bạn cũng nên sử dụng các ký tự đặc biệt như [ ], ( ), !, ? để làm nổi bật tiêu đề khi cần thiết, ví dụ như [Khẩn cấp], (Nhắc nhở), !Cơ hội!, ?Ý kiến?..

Viết mở đầu thân thiện

Mở đầu là phần mà bạn sẽ giới thiệu bản thân, chào hỏi và bày tỏ sự quan tâm đến người nhận. Một mở đầu thân thiện sẽ giúp tạo ra một không khí giao tiếp thoải mái và tôn trọng, và gây ấn tượng tốt với người nhận.

Bạn nên sử dụng các từ ngữ lịch sự và phù hợp với mối quan hệ với người nhận, ví dụ như Kính gửi, Thân gửi, Xin chào, Chào bạn… Bạn cũng nên tránh sử dụng các từ ngữ quá thân mật hoặc quá cứng nhắc, ví dụ như Chào cưng, Chào anh/chị, Xin lỗi, Đề nghị…

Kỹ năng viết email: Viết nội dung rõ ràng và ngắn gọn

Nội dung là phần mà bạn sẽ trình bày thông điệp chính của email, là để thông báo, yêu cầu, nhắc nhở, hỏi ý kiến, gửi lời cảm ơn hay lời xin lỗi. Một nội dung rõ ràng và ngắn gọn sẽ giúp người nhận hiểu được ý định và yêu cầu của bạn, và có thể phản hồi kịp thời.

Bạn nên sử dụng các câu văn ngắn, dễ hiểu và có logic, và sắp xếp theo thứ tự từ quan trọng đến ít quan trọng. Bạn cũng nên tránh sử dụng các từ ngữ khó hiểu, lặp lại hoặc không liên quan, để không gây nhầm lẫn hoặc nhàm chán cho người nhận.

Viết kết thúc lịch thiệp

Viết kết thúc lịch thiệp là một bước cuối cùng để hoàn thành email của bạn. Kết thúc là phần mà bạn sẽ kết luận và tạm biệt người nhận. Một kết thúc lịch thiệp sẽ giúp bạn bày tỏ sự cảm ơn và kỳ vọng với người nhận, và tạo ra một ấn tượng tốt.

Bạn nên sử dụng các từ ngữ lịch sự và thể hiện sự tôn trọng, ví dụ như Trân trọng, Thành thật cảm ơn, Kính chúc… Bạn cũng nên nhắc lại mục đích của email và yêu cầu người nhận phản hồi nếu cần, ví dụ như Mong nhận được phản hồi của bạn, Vui lòng xác nhận lại với tôi, Hãy cho tôi biết ý kiến của bạn…

Đính kèm các tài liệu cần thiết

Đính kèm các tài liệu cần thiết là một cách để bổ sung cho nội dung của email, bằng cách gửi kèm các tài liệu liên quan đến thông điệp của bạn, như hình ảnh, file, biểu mẫu… Bạn nên đính kèm các tài liệu cần thiết để người nhận có thể hiểu rõ hơn và hành động theo yêu cầu của bạn, và giúp người nhận dễ dàng xem và tải về các tài liệu.

Bạn cũng nên đặt tên cho các tài liệu một cách rõ ràng và có ý nghĩa, để người nhận biết được nội dung và mục đích của các tài liệu. Bạn cũng nên nhắc người nhận kiểm tra các tài liệu trong email, để đảm bảo họ không bỏ sót hoặc lỡ tay xóa.

Kiểm tra lại email trước khi gửi

Kiểm tra lại email trước khi gửi là một bước cuối cùng để hoàn thiện email của bạn. Kiểm tra lại email là phần mà bạn sẽ kiểm tra lại các lỗi chính tả, ngữ pháp, định dạng, nội dung và người nhận của email. Việc kiểm tra lại email sẽ giúp bạn tránh được những sai sót đáng tiếc, và gửi được email chuyên nghiệp và hiệu quả.

Bạn nên đọc lại email ít nhất một lần trước khi gửi, để kiểm tra xem có lỗi nào không, và sửa lại nếu cần. Bạn cũng có thể sử dụng các công cụ kiểm tra lỗi như Grammarly hoặc Hemingway, để kiểm tra lỗi chính tả, ngữ pháp, định dạng và độ dễ đọc của email.

Trên đây là 7 bí quyết để nâng cao kỹ năng viết email chuyên nghiệp và hiệu quả.

Đọc thêm: 7 yếu tố giúp cải thiện kỹ năng giao tiếp hiệu quả