Nếu bạn cảm thấy những phương pháp giúp tối ưu hóa kỹ năng quản lý thời gian quá chung chung. Bạn có thể áp dụng các phương pháp khoa học sau để tự tin nâng cấp kỹ năng này nhé.

1. Kỹ năng quản lý thời gian – Ma trận Eisenhower

Ma trận Eisenhower là một khung quản lý thời gian theo mức độ ưu tiên bằng cách phân loại nhiệm vụ công việc theo 2 tính chất: mức độ khẩn cấp và mức độ quan trọng. Theo đó:

• Nhiệm vụ quan trọng: Đóng góp vào sứ mệnh, mục tiêu và giá trị lâu dài của cá nhân và nghề nghiệp của bạn. Chúng có thể không tạo ra kết quả tức thì, nhưng bằng cách tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng, bạn cảm thấy bình tĩnh, logic và dễ tiếp thu những ý tưởng mới do có tư duy nhạy bén.
• Nhiệm vụ khẩn cấp: Khá nhạy cảm về thời gian, đòi hỏi sự chú ý ngay lập tức và thường liên quan đến công việc tập thể, các cá nhân khác thay vì chỉ dành cho bản thân mình. Bạn cảm thấy bắt buộc phải giải quyết chúng. 

Dựa vào định nghĩa trên, ma trận Eisenhower sẽ giúp bạn chia các đầu công việc của mình thành 4 loại:

• Khẩn cấp và quan trọng (cần phải làm ngay lập tức).
• Quan trọng nhưng không phải khẩn cấp (lên kế hoạch để thực hiện sau).
• Khẩn cấp nhưng không quan trọng (nên ủy thác, bàn giao cho người khác).
• Không khẩn cấp cũng không quan trọng (nhiệm vụ phải được loại bỏ).

Bằng cách áp dụng phân loại như trên vào kỹ năng quản lý thời gian của mình, bạn có thể tập trung tăng năng suất và hiệu quả công việc, cũng như loại bỏ các nhiệm vụ không quan trọng, gây lãng phí thời gian.

2. Nguyên tắc làm việc Pareto (80/20)

Nguyên tắc này được phát triển bởi nhà kinh tế học nổi tiếng người Ý Vilfredo Pareto dành cho mục đích quản trị năng suất. 

Nguyên tắc Pareto được áp dụng dựa trên giả thuyết như sau: cứ khoảng 80% kết quả là do 20% nguyên nhân nào đó gây ra. 

Vậy nên, điều chính ta cần làm là học cách áp dụng kỹ năng quản lý thời gian và sau đó tập trung vào 20% cố gắng để mang lại 80% kết quả công việc. 

Hiểu nôm na rằng, bạn sẽ phải chọn lọc được 2 công việc quan trọng nhất, với sức ảnh hưởng lớn hơn 8 mục còn lại – thay vì trì hoãn nó và chỉ chăm chăm làm các công việc không hiệu quả một cách lãng phí thời gian.

Bạn có thể sử dụng công thức sau để xác định thứ tự ưu tiên công việc: chia tỉ lệ giữa sự nỗ lực và hiệu quả đạt được. Xem thêm tại đây.

3. Phương pháp quản lý 4D: Do – Delete – Delegate – Defer

Tương tự như Ma trận 4D Eisenhower của kỹ năng quản lý thời gian, phương pháp 4D – đôi khi được gọi là 4 điểm D của năng suất – là một chiến lược đơn giản và phổ biến giúp bạn xác định được tầm quan trọng của công việc cần bỏ thời gian ra để hoàn thành. 

Nó liên quan đến việc đưa ra quyết định nhanh chóng về những gì cần hành động ngay (Do – Làm), hoặc ủy quyền cho người khác (Delegate – Uỷ thác). 

Đối với những việc kém quan trọng hơn, bạn có thể lựa chọn trì hoãn nó (Defer – Trì hoãn) và thậm chí có thể loại bỏ nếu cảm thấy không cần thiết (Delete – Xóa bỏ) để tiết kiệm quỹ thời gian của mình.

4. Kỹ năng quản lý thời gian: Thuyết “Hũ dưa muối” (Pickle Jar Theory)

Thuyết “Hũ dưa muối” là một giải pháp quản lý thời gian đơn giản và thực sự hữu ích. Về cơ bản, thuyết này dựa trên ý tưởng ví thời thời gian giống như hũ dưa muối và có thời hạn. 

Lý thuyết này giúp bạn xác định điều quan trọng và không quan trọng trong danh sách công việc của mình – theo một cách diễn đạt trực quan.

Chiếc hũ đại diện cho một ngày của bạn. Kèm theo đó là những thứ hạt cát, viên sỏi, hòn đá và nước được để lấp đầy hũ dưa. Bạn sẽ bỏ vào hũ của mình theo thứ tự sau để học cách thiết lập ưu tiên và lên kế hoạch cho quỹ thời gian một ngày của mình:

• Hòn đá: Công việc quan trọng nhất trong ngày (cần phải làm đầu tiên).
• Viên sỏi: Công việc quan trọng kế tiếp (bao gồm việc có thể giao cho người khác).
• Hạt cát: Những công việc nhỏ, linh tinh.
• Nước: Thời gian cho đời sống riêng tư – gia đình và bạn bè.

Sau khi phân loại được công việc, bạn hãy lên thời gian biểu và tổ chức chúng một cách phù hợp với nhu cầu, mục tiêu của bản thân. Đây cũng chính là chìa khóa quan trọng để bạn rèn luyện kỹ năng quản lý thời gian đấy.

Xem thêm về các cách tối ưu hóa kỹ năng quản lý thời gian tại đây